L'autorisation d'utilisation des salles est subordonnée à l'acceptation du règlement intérieur, et à la production des pièces qui y sont évoquées. Un état des lieux, entrée et sortie, sera contradictoirement établi par un employé municipal lors de la remise et restitution des clés.
Vous pouvez verser l'intégralité de la somme au moment de la réservation ou verser des arrhes à la réservation soit 30% du montant de la location, et le solde 2 mois avant la manifestation soit 70%.
Article 1 – Le présent règlement définit les conditions générales d’utilisation du Centre Hermès qui s’appliquent à l’organisateur d’une manifestation ou d’une activité accueillie en son sein.
L’accès aux locaux est subordonné à la validation d’un dossier de réservation entre la Commune et l’Organisateur.
Article 2 – Le Centre Hermès d’EAUNES peut accueillir au maximum 500 personnes. En cas de non respect de cette condition, la responsabilité de l’organisateur sera engagée.
Article 3 – Le Centre Hermès est loué avec l’équipement maximum suivant :
- 400 sièges
- 60 tables (dont 10 rondes)
En aucun cas le mobilier et le matériel ne doivent être transportés à l’extérieur de la salle.
Toute implantation de matériel à l’extérieur de la salle est soumise à l’autorisation préalable de la commune.
Article 4 - Le registre des réservations des salles est tenu au service Accueil de la Mairie.
Le dossier de demande de location doit être établi par écrit, au plus tard 15 jours avant la date souhaitée. Il comprend obligatoirement :
- l’attestation d’assurance au nom de l’organisateur,
- l’approbation du présent règlement intérieur de la salle,
- le chèque de caution
- le versement d’arrhes à hauteur de 30% du prix de la location si la réservation est faite plus de deux mois avant l’utilisation de la salle.
- le règlement intégral du montant de la location si la réservation est faite moins de deux mois avant l’utilisation de la salle.
En retour l’autorisation signée par Monsieur le Maire sera adressée à l’organisateur.
Article 5 – Même si l’organisateur est libre de la mise en place du mobilier (tables, sièges…), l’aménagement intérieur ne devra pas gêner l’évacuation rapide de la salle en cas d’urgence. En cas de non-respect de cette exigence, la responsabilité de l’organisateur sera également engagée.
Article 6 – Il est impératif de tenir constamment dégagées les voies desservant le bâtiment afin de permettre l’accès, le stationnement et la mise en œuvre des véhicules de secours.
Article 7 – Il est impératif de ne pas créer d’obstacle à la libre circulation du public dans les locaux et dégagements qui devront avoir une largeur de 2,40m. Toutes les portes de sortie devront être maintenues en position fermée et déverrouillée pendant la présence du public. Les issues de secours doivent être maintenues fermées pour respecter les normes acoustiques. Des couloirs d’accès pour handicapés devront également être prévus.
Article 8 - Si la manifestation prévoit la participation d’enfants, l’organisateur devra les sensibiliser au comportement qu’ils doivent tenir au sein de cette salle. L’organisateur devra veiller à tout moment à leur sécurité : sous aucun prétexte un enfant ne devra rester sans surveillance aussi bien à l’intérieur que dans l’enceinte extérieure du bâtiment.
L’usage de boissons alcoolisées est interdit pour des enfants mineurs, toute entorse à cette règle relèvera de la responsabilité de l’organisateur.
Article 9 - Si la manifestation se déroule en soirée, la commune fait appel à une société de gardiennage dont le coût est inclus dans la location de la salle.
Les attributions du vigile sont strictement limitatives, il dispose :
- d’un rôle de surveillance du parking et de l’accès dans la salle,
- d’un rôle d’alerte des forces de sécurité en cas de tentative de vol, d’intrusion ou d’effraction
La prestation de gardiennage, réservée par la commune, s’étend de 22 heures à 4 heures.
Pour les réservations d’un forfait « week end », le gardiennage réservé par la commune ne porte que sur la soirée du samedi.
La commune ne réserve aucune prestation de gardiennage lors des manifestations organisées par les associations eaunoises considérant le fait qu’elles bénéficient de tarifs préférentiels voire même de gratuité. Il leur appartient impérativement de prendre à leur charge une prestation de gardiennage.
Article 10 - Il est interdit de modifier les systèmes de fixation existants, d’accrocher aux murs, portes et scène, tout objet risquant de les détériorer. Toute dégradation sera à la charge de l’organisateur. Ce dernier s’engage également à respecter l’ensemble des prescriptions et normes techniques relatives au matériel utilisé. (branchement par prises normalisées P17 32 ampères, raccordement à la terre…)
Article 11 - Il est interdit de placer des projecteurs à moins de deux mètres des rideaux de scène et de produits inflammables.
Article 12 - Il est interdit de cuisiner au sein des locaux. Les repas pourront être réchauffés mais en aucun cas ne devront être cuisinés sur place.
Article 13 - Il est interdit de fumer au sein des locaux. L’organisateur s’engage à faire respecter cette interdiction.
Article 14 - L’organisateur s’engage à faire respecter le niveau sonore tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bâtiment, à se conformer au décret n° 98-1143 du 15 décembre 1998 relatif aux prescriptions applicables aux établissements recevant du public et diffusant de la musique amplifiée.
Article 15 - L’organisateur s’engage à rendre les locaux en parfait état de propreté (sols, murs, toilettes). Le nettoyage lui incombe ; les détritus devront être déposés dans les containers prévus à cet effet .
Article 16 - A l’issue de la manifestation, le mobilier (tables, sièges) sera nettoyé et rangé .
Article 17 - La remise des clés se fera exclusivement par un agent communal lors de l’établissement de l’état des lieux. Les coordonnées de ce dernier vous seront communiquées par le service accueil de la Mairie.
Article 18 - En cas de dégradation, l’organisateur devra indemniser la ville d’EAUNES pour les dégâts commis. A cet effet une caution sera exigée.
Article 19 - Tout utilisateur du Centre Hermès accepte de se soumettre au présent règlement.
Article I – Le présent règlement définit les conditions générales d’utilisation de « Damien Garrigues » qui s’appliquent à l’organisateur d’une manifestation ou d’une activité accueillie en son sein.
L’accès aux locaux est subordonné à l’établissement d’un dossier de réservation aux termes duquel l’organisateur reconnaît se soumettre aux présentes conditions générales, et éventuellement à certaines conditions particulières qui y auront été précisées. Ce dossier prévoit obligatoirement la remise d’une attestation d’assurance en cours de validité et le versement d’une caution d’un montant de 400 € .
Article 2 – La salle « Damien Garrigues » d’EAUNES peut accueillir au maximum 80 personnes. En cas de non respect de cette condition, la responsabilité de l’organisateur sera engagée.
Article 3 – La salle « Damien Garrigues » est louée avec l’équipement minimum suivant : - 80 sièges - 15 tables
En aucun cas le mobilier et le matériel ne doivent être transportés à l’extérieur de la salle.
Article 4 - Le registre des réservations de salle est tenu au service Accueil de la Mairie.
Le dossier de demande d’occupation de la salle doit être établi par écrit, au plus tard 15 jours avant la date souhaitée. En retour l’autorisation signée par Monsieur le Maire sera adressée à l’organisateur.
Article 5 – Même si l’organisateur est libre de la mise en place du mobilier (tables, sièges…), l’aménagement intérieur ne devra pas gêner l’évacuation rapide de la salle en cas d’urgence. En cas de non respect de cette exigence, la responsabilité de l’organisateur sera également engagée.
Article 6 – Il est impératif de tenir constamment dégagées les voies desservant le bâtiment afin de permettre l’accès, le stationnement et la mise en œuvre des véhicules de secours. Par respect du site, les autres véhicules sont interdits dans le parc de l’Abbaye.
Article 7 – Il est impératif de ne pas créer d’obstacle à la libre circulation du public dans les locaux et dégagements qui devront avoir une largeur de 2,40m. Toutes les portes de sortie devront être maintenues en position fermée et déverrouillée pendant la présence du public. Les issues de secours doivent être maintenues fermées pour respecter les normes acoustiques. Des couloirs d’accès pour handicapés devront également être prévus.
Article 8 - Si la manifestation prévoit la participation d’enfants, l’organisateur devra les sensibiliser au comportement qu’ils doivent tenir au sein de cette salle. L’organisateur devra veiller à tout moment à leur sécurité : sous aucun prétexte un enfant ne devra rester sans surveillance aussi bien à l’intérieur que dans l’enceinte extérieure du bâtiment.
L’usage de boissons alcoolisées est interdit pour des enfants mineurs, toute entorse à cette règle relèvera de la responsabilité de l’organisateur.
Article 9 - Il est interdit d’accrocher aux murs et aux portes, tout objet risquant de les détériorer. Toute dégradation sera à la charge de l’organisateur. Ce dernier s’engage également à respecter l’ensemble des prescriptions et normes techniques relatives au matériel utilisé. (branchement par prises formalisées P17 32 ampères, raccordement à la terre…)
Article 10 - Il est interdit de cuisiner au sein des locaux. Les repas pourront être réchauffés mais en aucun cas ne devront être cuisinés sur place. En cas de non respect de cette exigence, la responsabilité de l’organisateur sera également engagée.
A l’extérieur des locaux seul l’utilisation de barbecue mis à disposition par la commune est autorisé, (demande à faire en Mairie).
Article 12 - Il est interdit de fumer au sein des locaux. L’organisateur s’engage à faire respecter cette interdiction.
Article 13 - L’organisateur s’engage à faire respecter le niveau sonore tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bâtiment, à se conformer au décret n° 98-1143 du 15 décembre 1998 relatif aux prescriptions applicables aux établissements recevant du public et diffusant de la musique amplifiée. Il devra mettre en place un système de protection (barrières, par exemple) qui, pour le type de sonorisation utilisé empêchera le public d’être exposé à plus de 105 dB(A).
Article 14 - L’organisateur s’engage à rendre les locaux en parfait état de propreté (sols, murs, toilettes). Le nettoyage lui incombe ; les détritus devront être déposés dans les containers prévus à cet effet.
Article 15 - A l’issue de la manifestation, le mobilier (tables, sièges) sera nettoyé et rangé.
Article 16 - La remise et la restitution des clés se feront exclusivement par un agent communal lors de l’établissement de l’état des lieux. Les coordonnées de ce dernier vous seront communiquées par le service accueil de la Mairie.
Article 17 - En cas de dégradation, l’organisateur devra indemniser la ville d’EAUNES pour les dégâts commis.
Article 18 - Tout utilisateur de « Damien Garrigues » accepte de se soumettre au présent règlement.
